Les étapes pour organiser un anniversaire d’entreprise : les 20 ans de Guyonnet

1. Le choix du thème de la soirée

Notre première mission a été de donner le ton de cette soirée anniversaire. Nous avons donc travaillé sur un thème fort qui a été le fil rouge de l’événement.

Après une visite de l’entreprise pour nous imprégner des lieux et en définir toutes les caractéristiques, nous avons proposé un thème « Pop&Graff ». Guyonnet a validé le thème de son anniversaire d’entreprise.

Nous avons réfléchi à comment mettre en place l’ambiance pop art et art de la rue dans l’entrepôt. Pour cela, nous avons pensé à :

• La réappropriation d’objets
• La valorisation et l’embellissement de l’entrepôt
• L’utilisation d’objets détournés
• Un univers coloré.

La date d’un événement professionnel est à définir au tout début du projet. Elle doit être bien choisie et annoncée suffisamment tôt pour la réussite de la soirée. Cela permet d’anticiper l’organisation et la communication auprès des invités.

Nous l’avons fixé au 12 septembre 2019 pour la rentrée. C’est le mois idéal pour profiter du beau temps et fêter la reprise après les vacances estivales.

Après la date d’anniversaire, nous avons ensuite défini le déroulement de la soirée pour nous éclairer sur ce que nous devions faire et pour connaitre les prestataires dont nous avions besoin.

Les invités étaient des clients, salariés ou des partenaires et leur famille. Nous avons rédigé les invitations et créer un formulaire en ligne sur un site one page dédié à l’anniversaire de l’entreprise. Nous les avons envoyé début juillet, avec une version papier et une version mail, puis avons fait un rappel fin août. Sur les 400 invitations, 250 personnes ont répondu présentes.

• Un photographe de notre équipe pour immortaliser la soirée et notamment l’arrivée des invités.
• Une borne photo pour que les invités puissent se prendre en photo à n’importe quel moment de la soirée.
• Des graffeurs professionnels pour l’animation principale de soirée.

• Un dj avec son matériel pour la musique et un saxophoniste pour déambuler au milieu des invités.
• Un traiteur pour s’occuper du buffet dinatoire, des boissons et surtout du gâteau d’anniversaire, pièce maitresse de l’événement.

L’entrée

• Projection colorée sur les murs de l’entrée
• Fumigènes colorés dans les tonneaux pour indiquer le chemin aux invités
• Effet ambiance flou pour un effet surprise assuré

L’intérieur

• Objets de l’entreprise détournés et valorisés pour l’événement
• Jeux de poste en clean tag reprant le cycle de recyclage de l’entreprise
• Portraits des salariés en version Pop’Art

La cave

Projet participatif pour tous les invités : laisser libre cours à son imagination sur une œuvre collective et artistique.

24h avant l’anniversaire d’entreprise, avec l’ensemble des plans validés en poche, l’installation des lieux a commencé. Les choses ayant été validées en amont par l’ensemble des équipes, la mise en place se fait dans les meilleures conditions. Nous avons coordonné l’ensemble des partenaires et prestataires, veillant au grain tout au long de cette longue journée.

Ensuite, nous avons mis en place des éléments décoratifs, notamment des anciens véhicules et des compressions détournés. Nous avons aussi préparé le mur extérieur sur lequel les graffeurs ont fait un grand graffiti durant la soirée devant les invités.

Enfin, nous avons installés les voitures vintages, les jeux de lumières, le matériel sonore et les tapis pour la piste de danse.

5. La coordination le jour J